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Perché fare affidamento alla gestione documentale

 

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La gestione documentale è un servizio molto interessante per tutti coloro che vogliono ottenere i benefici legati all’informatizzazione ed all’archiviazione elettronica dei dati: in particolare, le aziende di grossa o media grandezza necessitano sempre di più di sistemi di document management system, ovvero sistemi di gestione dei documenti, piattaforme che consentono una perfetta organizzazione e gestione dei documenti aziendali.

 

 

Questo servizio è oggi indispensabile per le aziende, che possono ottenere dalle piattaforme di gestione documenti diversi benefici, primo fra tutti l’opportunità di tenere in perfetto ordine i propri dati ed archivi, senza il rischio che essi si possano in qualche modo ‘perdere’.

I software consentono di conservare meglio dati, informazioni e documenti, con un impatto molto positivo anche sull’ambiente: meno carta significa infatti meno spreco, e di conseguenza anche un minore impatto ambientale, con soluzioni di rispetto della terra e delle risorse ed anche molto più utili e funzionali. La gestione documentale dei dati e documenti consente inoltre di reperire immediatamente tutte le informazioni aziendali di cui si ha bisogno in tempi molto ridotti: ed è anche per questo motivo che un’azienda che si rispetti dovrebbe essere un passo avanti rispetto alle altre.

 

 

Attraverso la cura e conservazione digitale ed elettronica di dati e documenti si possono dare molte più garanzie ad una azienda: i dati possono essere correttamente conservati, rispettandone l’esigenza di integrità; inoltre, se ne garantiscono autenticità (attraverso specifiche chiavi di conservazione e lettura), e affidabilità, ma anche reperibilità, che è molto più semplice rispetto ai documenti cartacei. In questo caso, infatti, i dati si possono tranquillamente conservare rendendoli sempre a portata d’occhio, in quanto catalogati all’interno del file digitale in maniera intelligente.

 

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Tra le caratteristiche della gestione documentale vi sono, inoltre, la gestione del ciclo passivo, l’invio multicanale, la fatturazione elettronica: vantaggi molto interessanti che derivano dall’esigenza di rendere sempre più efficiente un’azienda, attraverso le sue caratteristiche ed idee innovative.